Aperçu de la vulnérabilité des PEO grâce aux tests de résistance

Publié à l’origine dans PEO Insider (août 2021). Reproduit avec la permission de la National Association of Professional Employer Organizations.

Les tests de résistance sont des tests intenses et approfondis visant à déterminer la stabilité d’une organisation, de ses systèmes et de ses infrastructures critiques. Les tests de résistance peuvent être réalisés délibérément par la direction organisationnelle, ou par des influences externes. La COVID a forcé l’industrie des PEO à subir des pressions inattendues dans de nombreux aspects des affaires. Ces domaines incluent, sans s’y limiter, la gestion financière, les protocoles organisationnels et infrastructures, les opérations, les ventes, les programmes d’assurance, la technologie, les fusions et acquisitions (F&A) et la gestion de la main-d’œuvre.

Cet article adoptera une approche générale en passant en revue les zones les plus touchées par la pandémie de COVID. De plus, il offrira un aperçu de la façon dont les équipes de direction pourraient tester leurs PEO à l’avenir afin d’éviter des surprises coûteuses, et répartira les aspects commerciaux et d’assurance des tests de résistance dans le modèle PEO, tout en passant en revue les impacts communs de la COVID sur l’industrie PEO.

Tests de résistance dans l’entreprise PEO

La COVID a frappé notre monde rapidement et sans avertissement. Les impacts immédiats se sont fait sentir dans tous les secteurs d’activité, tandis que les effets à long terme restent à comprendre pleinement. Ce scénario de stress externe inattendu a mis en lumière de nombreux aspects de l’activité PEO qui sont vulnérables.

Selon la segmentation des clients, certains PEO ont été plus durement touchés que d’autres. Avec la baisse des revenus et des profits, de nombreuses entreprises ont mis des employés en congé temporaire en raison d’un flux de trésorerie limité et de l’incertitude liée au calendrier d’amélioration. La direction a été forcée de prendre des décisions rapidement sans comprendre pleinement l’impact de la COVID. Les entreprises sont passées au télétravail, ce qui a remis en question la technologie et la gestion de la main-d’œuvre de leurs organisations. Beaucoup de PEO fonctionnaient avec un personnel réduit, tout en guidant leur clientèle à travers des temps sans précédent.

La pandémie a été une tempête parfaite, provoquant un effet domino dans les PEO. Les revenus et les bénéfices ont diminué, affectant les flux de trésorerie. Les ordres de confinement ont obligé les PEO à opérer à distance. Les plans de relance devaient être compris et mis en œuvre. Les fusions et acquisitions ont été interrompues en raison de l’incertitude entourant la COVID. La croissance des nouvelles entreprises a ralenti, le nombre d’employés existants sur les sites de travail (WSE) a diminué, et les estimations actuarielles étaient très variées quant à l’impact final de la COVID sur les régimes d’assurance.

La COVID a mis l’accent sur les fonctions qualitatives des PEO, ce qui a entraîné des réductions quantitatives. Bien que les réductions quantitatives pendant la pandémie aient varié d’une OPE à l’autre, chaque OEP a fait face à des défis durant cette période. À la lumière de cette pandémie mondiale et des défis auxquels font face les PEO et leurs clients, la direction du PEO devrait planifier des scénarios pour l’avenir. La planification de scénarios peut aider les parties prenantes du PEO à prendre en compte diverses situations pour planifier les perturbations, peut permettre au PEO de pivoter plus rapidement en cas d’imprévu, et peut fournir, au minimum, un plan directeur ou un cadre pour les opérations en période difficile.

Bien qu’il soit peu probable qu’une tempête parfaite comme la COVID se reproduise de notre vivant, divers autres facteurs peuvent affecter les PEO : une économie en baisse, une hausse des ratios de pertes, une hausse des SUTA, l’inflation, des changements réglementaires défavorables, la perte de personnel clé, les cyberattaques, les catastrophes naturelles et le déclin vertical de l’industrie cliente.

Exécuter des simulations de scénarios avec le leadership peut prendre différentes formes. Cependant, voici quelques exemples :

• Si le PEO perdait 30% de ses revenus du jour au lendemain, quelles mesures progressives la direction prendrait-elle?
• Si l’un de ses transporteurs quitte rapidement le marché, quel est le plan de migration du PEO?
• Si un changement réglementaire défavorable survenait, comment le PEO pourrait-il pivoter?
• Si l’économie s’effondrait et/ou si l’inflation changeait radicalement, comment le PEO réagirait-il?
• Si le PEO perdait sa technologie du jour au lendemain, quel serait le plan de secours?
• Si le PEO perd la capacité d’offrir des régimes directeurs, quelle est une autre stratégie?
• Si la ou les lignes de crédit du PEO disparaissaient demain, comment la direction gérerait-elle l’entreprise?

Tests de résistance à l’assurance PEO

Lorsqu’ils identifient, quantifient et testent les programmes d’assurance d’une organisation, la direction du PEO n’a qu’à regarder la pandémie pour une étude de cas riche — et parfois douloureuse. Les couvertures traditionnelles d’assurance PEO, telles que l’indemnisation des travailleurs, les prestations de santé et l’assurance responsabilité pour les pratiques d’emploi (EPLI), ont toutes connu des niveaux d’impact différents, avec de nombreux résultats négatifs, mais certains de façon inattendue favorables. Que pouvons-nous apprendre de la pandémie pour atténuer les stress potentiels futurs? Nous pouvons commencer par examiner les expositions et les réclamations comme des variables de haut niveau.

Avec les expositions, le scénario de stress défavorable reflète que le nombre de clients, la paie et les WSE peuvent diminuer de manière significative sur une période relativement courte, ce qui entraîne une diminution des revenus et une pression sur la trésorerie. Alors que la plupart des PEO ont vécu cela dans une certaine mesure, ceux des secteurs de l’hôtellerie et de la restauration ont été les plus durement touchés. Dans ce scénario, le PEO est-il financièrement assez solide ou a-t-il accès au capital pour compenser une baisse soudaine de ses revenus? Quels sont les coûts fixes du PEO? Quels sont les coûts minimums des programmes d’assurance qui devront quand même être pris en compte malgré des revenus plus faibles?

Avec les réclamations, le scénario de stress défavorable reflète un nombre de demandes par exposition significativement plus élevé que prévu. Cependant, avec la pandémie, les demandes par exposition étaient généralement inférieures aux attentes, car les expositions diminuaient (par exemple, entreprises fermées, travailleurs mis en congé) et les caractéristiques d’exposition changeaient (par exemple, nouvel environnement de télétravail, visites médicales non essentielles évitées). Cela dit, certains codes de classe présentaient un risque accru par exposition, par exemple, les centres d’hébergement et d’autres professions de première ligne. Les PEO ayant une exposition significative à ces catégories auraient intérêt à examiner la suffisance de leurs limites principales, de réassurance et d’agrégés, ainsi que la manière dont ce scénario défavorable pourrait entraîner des impacts en aval, tels que des exigences accrues en garanties et des renouvellements défavorables des polices d’assureur.

Comme pour tout test de résistance, il vaut la peine de considérer l’impact des scénarios ci-dessus, non seulement dans le présent, mais, par exemple, sur une période de cinq ans. La pandémie a duré bien plus longtemps que certains ne l’avaient initialement prédit, et ses effets à long terme restent encore largement inquantifiables. La direction d’un PEO peut évaluer les impacts négatifs des expositions et des réclamations sur deux années consécutives et voir l’état futur de l’entreprise au cours des trois prochaines années dans des conditions moins stressantes. De telles prévisions peuvent produire des perspectives exploitables pour la direction, surtout si l’entreprise a besoin d’une plus grande confiance pour atteindre des objectifs à court ou long terme.

Avantages des tests de résistance

Tester une organisation de façon intensive, même si cela demande des efforts, aidera à élaborer des plans de secours pour le PEO au cas où des scénarios défavorables survenaient. Consacrer du temps à examiner les variables potentielles peut offrir à un PEO une meilleure perspective, une plus grande flexibilité et une plus grande rapidité d’ajustement des fonctions qualitatives de l’entreprise, réduisant ainsi potentiellement les baisses quantitatives causées par l’événement ou les événements de stress.