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ClaimsPro LP

Réceptionniste bilingue et assistant(e) administratif(ve) / Bilingue réceptionniste et soutien administratif – Laval, QC

En tant que membre à part entière de l’équipe, vous incarnerez l’image de l’entreprise et contribuerez au professionnalisme du bureau grâce à votre expertise administrative et à un service client bilingue de qualité supérieure. Le candidat retenu pour ce poste aura l’opportunité de faire partie d’une équipe dynamique qui fournit un service de qualité aux clients internes et externes. Il fera preuve d’un sens aigu du service client au quotidien et jouera un rôle clé dans le succès du bureau en apportant un soutien administratif exemplaire à toutes les équipes.

Nous recherchons actuellement un(e) réceptionniste / assistant(e) administratif(ve) bilingue à temps plein pour rejoindre notre équipe! 

Il s’agit d’un poste en au cabinet, et vous devez être bilingue (français et anglais) pour pouvoir postuler à ce poste.

Responsabilités principales

Accueil et réception

• Accueillir les visiteurs et clients en personne, de manière professionnelle et bilingue (français/anglais), cinq (5) jours par semaine.
• Répondre, filtrer et acheminer les appels téléphoniques.
• Assister les assurés ou fournisseurs se présentant au bureau afin de les diriger vers les experts en sinistre ou les responsables appropriés.
• Gérer l’émission de bons de stationnement.
• Effectuer la réservation et la coordination des salles de réunion.
• Assurer le relais des appels pour d’autres succursales en cas de fermeture des bureaux des clients.

Gestion des livraisons et services généraux

• Recevoir, vérifier et accuser réception des livraisons.
• Assurer la distribution interne et informer les destinataires des colis reçus.
• Acheminer les livraisons destinées aux équipes.
• Traiter certaines factures intersuccursales.

Gestion des dossiers

• Effectuer les demandes de rapports de police.
• Assurer le suivi des demandes et transmettre les documents reçus aux experts en sinistre.
• Classer les documents dans les dossiers électroniques et consigner les notes appropriées.
• Procéder au paiement des factures ISB via Concur.

Gestion du courrier

• Réceptionner, ouvrir, dater et numériser le courrier entrant.
• Associer les documents aux dossiers concernés et inscrire des notes pour les experts.
• Préparer et expédier le courrier sortant, en français et en anglais.
• Gérer les envois recommandés.
• Préparer les expéditions Purolator.
• Préparer et distribuer des enveloppes préaffranchies aux équipes internes et aux employés en télétravail.

Soutien administratif aux équipes

• Envoyer des chèques, correspondances et documents légaux aux équipes internes.
• Remettre les chèques aux assurés, obtenir les signatures requises, numériser les preuves et les intégrer aux dossiers.
• Numériser et traiter les documents remis en main propre.
• Assurer la transmission des documents aux experts et leur intégration dans les systèmes.
• Effectuer diverses tâches administratives : numérisation, montage de documents, envoi de rapports, etc.

Environnement et conditions de travail
Nous encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des aménagements sont possibles sur demande tout au long du processus de recrutement et d’évaluation.

Candidatures spontanées – Agences de recrutement

Nous n’acceptons pas les candidatures spontanées d’agences de recrutement et demandons à ces dernières de ne pas contacter directement nos employés ou nos gestionnaires pour nous présenter des candidats. Veuillez noter que nous NE verserons AUCUNE commission pour un placement résultant de la réception d’une candidature spontanée et que toute candidature spontanée sera considérée comme une information publique. Nous accueillons favorablement les candidatures envoyées directement par les candidats.

#ClaimsPro/IndemniPro

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En tant que membre essentiel de l’équipe, vous serez le visage de l’entreprise, ajoutant au professionnalisme du siège social en apportant le plus haut niveau d’expertise en compétences administratives et en démontrant un service à la clientèle bilingue supérieur.  Le candidat retenu pour ce poste aura l’opportunité de participer au sein d’une équipe dynamique qui offre un service de qualité aux clients internes et externes. Ils démontreront leur approche centrée sur le service à la clientèle, inhérente à leurs activités quotidiennes, et seront un élément clé du succès du bureau en offrant un excellent soutien administratif à toutes les équipes.

Nous avons déjà une opportunité d’ajouter un membre à temps plein de la réceptionniste bilingue / soutien administratif à notre équipe!

Il s’agit d’un poste en bureau, et vous devez être bilingue en français et en anglais pour être admissible à ce poste.

Responsabilités clés

Réception et réception

• Accueillez les visiteurs et clients en personne de façon professionnelle et bilingue (français/anglais), cinq (5) jours par semaine.
• Répondez, filtrez et acheminez les appels téléphoniques.
• Aidez les assurés ou fournisseurs qui visitent le bureau en les orientant vers les experts en sinistres ou les contacts appropriés.
• Gérer l’émission des laissez-passer de stationnement.
• Réservez et coordonnez les salles de réunion.
• Gérer les appels entrants lorsque les bureaux clients sont fermés.

Livraisons et gestion des services généraux

• Reçois, vérifiez et accusez réception des livraisons.
• Assurez-vous de la distribution interne et informez les destinataires des colis reçus.
• Livraisons avant destinées aux équipes.
• Traiter certaines factures entre succursales.

Gestion des fichiers

• Demandez des rapports de police/incendie.
• Faites un suivi des demandes et transmettez les documents reçus aux experts en sinistres.
• Classez les documents dans des dossiers électroniques et consignez les notes appropriées.
• Traitez les paiements de factures ISB via Concur.

Gestion du courrier

• Recevoir, ouvrir, tauger la date et scanner le courrier entrant.
• Comparez les documents avec les dossiers appropriés et ajoutez des notes pour les experts en sinistres.
• Préparez et envoyez le courrier sortant en français et en anglais.
• Gérer le courrier recommandé.
• Préparez les expéditions de Purolator
• Préparez et distribuez des enveloppes prépayées aux équipes internes et aux employés à distance.

Soutien administratif aux équipes

• Envoyez des chèques, de la correspondance et des documents juridiques aux équipes internes
• Remettez les chèques aux assurés, obtenez les signatures requises, numérisez les preuves de transfert de fonds et téléchargez dans les dossiers.
• Numérisez et traitez les documents livrés en personne.
• Assurez-vous que les documents sont transmis aux experts en sinistres et intégrés dans les systèmes.
• Effectuer diverses tâches administratives : numérisation, assemblage de documents, envoi de rapports, etc.

Nous accueillons et encourageons les candidatures des personnes en situation de handicap. Des aménagements sont disponibles sur demande pour les candidats tout au long du processus de recrutement et d’évaluation.

Déclaration de sensibilisation non sollicitée – Agences de recrutement

Nous n’accepterons pas les soumissions de CV non sollicitées de la part de recruteurs tiers et demandons par la présente aux agences de ne pas contacter directement nos employés ou gestionnaires pour présenter des candidats. Sachez que nous ne paierons PAS de frais pour un placement résultant de la réception d’un CV non sollicité et que nous tiendrons compte de toute information publique transmise à un CV non sollicité.  Nous accueillons les CV soumis directement par les candidats.

#ClaimsPro/IndemniPro